Многие курсы бизнес английского уделяют мало внимания такому навыку, как написание писем. Ученики стремятся больше говорить, совершенствовать разговорный английский. Письмо почему-то считают несущественным аспектом языка. Конечно, ведь у нас на вооружении есть интернет, словари и переводчики, а текстовый редактор легко исправит все ошибки.
Такой подход в корне неправильный, потому что бизнес-переписка – неотъемлемая часть любого сотрудничества. Часто установление контактов и начинается с письма, поэтому крайне необходимо уметь грамотно составлять деловые письма.
Бумажные письма в конвертах ушли в прошлое и весь мир общается при помощи интернета и электронных писем. Еще одно заблуждение связано с этим. E-mail или электронное письмо в нашем представлении – это что-то короткое, что пишется быстро, и никто не обращает внимания на ошибки в таких сообщениях. Такое возможно, но только не в деловом общении. Если вы хотите произвести положительное впечатление, то просто необходимо овладеть навыками написания писем на английском языке.
Итак, если вы хотите, чтоб ваше письмо на английском языке было прочитано и воспринято должным образом, то обязательно заполняйте поле «Subject», в котором указывайте темы вашего письма, которая коротко обобщает содержание вашего сообщения. Это позволит вашему адресату сразу определить важность письма, а впоследствии быстро найти его.
Используйте короткие, простые предложения. Деловое письмо - это не художественное произведение, поэтому избегайте сложных конструкций и длинных предложений с оборотами.
Наиболее частая ошибка – пословный перевод с русского на английский. При этом мы часто забываем, что английское предложение строится совсем иначе, чем русское, многие понятия и выражения, привычные для нас в русском, отсутствуют в английском языке. Если вы переводите свою умную, но сложную мысль с одного языка на другой, без учета различий, то в результате вы скорее всего получите бессвязный набор слов, который введет вашего собеседника в заблуждение и вряд ли сформирует положительное представление о вас.
Например, вы хотите написать следующее:
В конференции завтра примут участие представители министерства, а также руководители крупнейших компаний.
И вы начинаете переводить слово в слово, так же, как и на русском:
In the conference tomorrow will take part representatives of the ministry and also heads of the biggest companies.
Вам может показаться, что все правильно и красиво переведено. С точки зрения грамматики английского, это предложение полностью неправильное. Всегда при построении предложения следуйте схеме:
|
Подлежащее Кто? ЧТо? |
Сказуемое Что сделал? Что делает? |
Второстепенные члены предложения Где? Когда? |
Если мы реорганизуем предложение в соответствии схеме, то получим:
Representatives of the ministry and heads of the biggest companies will also take part in the conference tomorrow.
Не бойтесь поменять что-то местами, «трансформировать» свою мысль на английский язык, если от этого не теряется смысл. Помните, что НЕВОЗМОЖНО перевести все с русского на английский слово в слово.
Будьте осторожны с шутками, ироническими и личными замечаниями, так как юмор не всегда правильно воспринимается представителями другой культуры. Говорите по существу, избегая слишком неформального общения и перехода на личности. А лучше всего - не шутите вообще в деловых письмах, для шуток оставьте неформальное общение.
Обязательно проверяйте и редактируйте свое письмо после написания. Убедитесь, что вы указали всю необходимую информацию, задали все вопросы, и вашему собеседнику будет понятно, что вы от него хотите.
Не забывайте про заглавные буквы, следите за пунктуацией, разделите письмо на параграфы, используйте маркированные списки и нумерацию. Если ваше письмо не организовано, то может сложится впечатление, что его написал неорганизованный, небрежный человек. А с такими особами мало кто желает вести дела.
Используйте «положительную» лексику. Что такое положительная лексика? Это слова и выражения, которые отражают ваше положительное отношение к бизнесу. Например: agree (соглашаться), fast (быстрый), helpful (полезный), success (успех), useful (полезный), together (вместе). Сравните их с такими словами как: busy (занят), negative (отрицательный), hard (сложный), impossible (невозможный), vain (напрасный), wrong (неправильный). Слова первого ряда располагают собеседника к вам и настраивают на совместную деятельность. Кроме того, отрицательные предложения лучше трансформировать в положительные, чтобы избегать использования частицы not, слов never, nobody, nothing и других.
Например, вместо того, чтобы написать:
I am busy tomorrow at 10.00 so I cannot meet you then (Я занят завтра в 10.00 поэтому не могу встретиться с вами),
лучше написать: I am free tomorrow at 11.00 and we can meet then (Я свободен в 11.00 завтра и мы можем встретиться в это время).
Таким образом вы избегаете использования слова busy и не используете отрицания cannot.
Следите за стилем вашего собеседника. Если его стиль более сдержанный, чем ваш, постарайтесь изменить и свою манеру написания писем. Если он использует определенные фразы, выражения, лексику, которая характерна для его бизнес-культуры, перенимайте это и используйте в своих письмах, когда это уместно. Постарайтесь избежать использования фразовых глаголов и сокращений, они придают письму «неформальный» характер.
Подробнее о стиле написания делового письма на английском языке мы поговорим в следующей статье, успехов вам в вашем бизнесе и в изучении английского!
Вам нужен английский для работы? Становитесь студентом нашей школы, изучайте английский по скайпу и совершенствуйте свой английский!
