#

Какое чувство вы испытываете, когда, открыв свой почтовый ящик для проверки почты, вы обнаруживаете в нем письмо от коллеги на английском языке? У большинства людей это вызывает панику. Далеко не многие умеют грамотно составлять письма на английском языке. Если под рукой есть кто-то знающий и владеющий английским, то можно перепоручить ему ознакомиться с письмом и подготовить ответ. Но сколько можно платить другим за то, что вы можете научиться делать сами?

Бизнес-переписка, конечно, сложный навык, но нет ничего такого, чем вы не смогли бы овладеть. А мы с радостью поможем вам в этом. Итак, сегодня наша статья посвящена электронным деловым письмам на английском языке.

Прежде всего, давайте ознакомимся с ключевой лексикой по этой теме:

Sender ['send?] (от слова send – отправлять) – отправитель письма. Вы можете идентифицировать отправителя по слову from (от)  в шапке письма.
Reсeiver [r?'si?v?] (от слова receive – получать) – получатель письма. В шапке письма обозначается предлогом to. Также используются слова addressee [?ædre'si?] и recipient [r?'s?p??nt].
Subject ['s?b?ekt] – тема письма.
Signature ['s?gn???] – подпись отправителя.
Importance option [?m'p??t(?)n(t)s  '?p?(?)n] – пометка о важности письма.
Attachment [?'tæ?m?nt] – вложение (текстовые файлы, изображения, прикрепленные к письму)
СС (carbon copy) – копия письма. Когда отправитель посылает письмо нескольким адресатам и вы видите, кому еще отправлена копия.
BCC (blind carbon copy) – невидимая копия, "слепая копия". Когда письмо рассылается нескольким адресатам, но имена других получателей письма скрыты от вас.

Любое письмо, тем более деловое, должно начинаться с приветствия.
На английском роль приветствия играет роль слово Dear, но в этом контексте оно переводится не как "дорогой", а как "уважаемый":
Dear Mr Smith,
Dear Sally,

В том случае, если вы пишете письмо адресату, который вам неизвестен, то начинайте свое письмо так:
Dear Sir or Madam,

Если ваше письмо предназначается для группы людей, то вы можете начать его так:
Dear all,
Dear team,
Dear colleagues,

После обращения ставится запятая и письмо продолжают писать с новой строчки с заглавной буквы.

Теперь, забегая немного вперед, хотелось бы сказать пару слов о том, как заканчивать письмо. Как ни странно, окончание письма может зависеть от приветствия, которое вы использовали в начале. Если вы обращаетесь к человеку по имени в начале письма, то в конце вы должны написать Yours sincerely, ... (Искренне ваш, ...). Если в вашем приветствии вы пишете Dear Sir or Madam, то окончанием будет Yours faithfully, ... (Искренне ваш, ...). Конечно же, существуют и другие варианты окончания письма, но о них позже. 

Изначально, устанавливая контакты с клиентами и коллегами, следует придерживаться формального стиля переписки, поэтому в этой статье мы сосредоточим внимание на формальных выражениях и фразах, которые пригодятся вам для написания деловых писем. Что вспомнить разницу между официальным и неофициальным стилем писем на английском языке, рекомендуем вам перечитать эту статью.

Как начать письмо? Если вы пишете первым, либо предварительного контакта между вами и адресатом еще не было, нужно объяснить причину письма (purpose).

We wish to inform you of (our new discounts). – Мы хотели бы сообщить вам (о наших новых скидках).
I am writing in reply to (your advertisement). – Я пишу в ответ (на ваше объявление).
I am writing concerning (your latest statement). – Я пишу в связи с (вашим последним заявлением).
I am writing with regard to (the latest news). – Я пишу в связи с (последними новостями).
I am writing to remind you about (the meeting next Monday). – Я пишу, чтобы напомнить вам о (встрече в следующий понедельник).
I am contacting you in connection with (the increased popularity your new product). – Я пишу вам в связи (с возросшей попелярностью вашего нового продукта).

Используя эти фразы, вы сможете без труда объяснить причину, по которой вы связываетесь  с человеком.

Если вы знакомы с адресатом, встречались с ним, созванивались, переписывались, то в начале письма стоит упомянуть предыдущий контакт (письмо, сообщение, встречу, телефонный звонок):

With reference to (your recent letter) I want to know .... – Ссылаясь на ваше недавнее письмо, я хотел бы знать ...
In reply to (your e-mail), I am sending you the information.  – В ответ на ваше письмо, я высылаю вам информацию.
I refer to (your last phone call).  – Я ссылаюсь на наш  недавний телефонный разговор.
We understood from your letter that (you are going to organise a trade fair). – Как мы поняли из вашего письма, ( вы собираетесь организовать выставку-продажу).
We were glad to receive your (invitation). – Мы рады получить (приглашение от вас).
Further to our (e-mail from 1st May), I would like to (send you the agenda). – В дополнение к (нашему письму от первого мая), я хотел бы (отправить вам программу работы).
I would like to apologize for (the delay in delivery).  – Я хотел бы принести извинения за задержку с доставкой.
I am writing to you in response to (your enquiry). – Я пишу в ответ (на ваш запрос).

В случае, если вы пишете не от собственного имени, а по чьему-то поручению или от лица коллектива, используйте фразу On behalf of... :
I am writing on behalf of the association of shareholders. – Я пишу вам от имени ассоциации акционеров.

 

On behalf of Mr Black, I would like to invite you to take part in our annual conference. – От лица мистера Блека, я хотел бы пригласить вас принять участие в нашей ежегодной конференции.

После того, как написано приветствие и цель, вам необходимо переходить непосредственно к основной части (body, main part). В зависимости от цели вашего письма будет различаться структура и выбор средств  написания его основной части. Выделяют следующие функции деловых электронных писем:

Inviting – приглашение
Apologizing – извинение
Informing – информирование
Requesting / Enquiry – запрос
Complaining – жалоба
Thanking – благодарность и другие.

Каждый тип письма имеет свою структуру, специальную лексику и набор фраз. На страницах нашего сайта мы будем рассматривать особенности составления и написания каждого из вышеперечисленных типов деловых писем, так что следите за обновлениями!

Не забывайте разделять основную часть письма на абзацы, используя маркеры:
Firstly, ... – В первую очередь,...
First of all, ... – Прежде всего,...
Secondly, ... – Во-вторых, ...
Thirdly,... – В-третьих, ...
Finally, ... – В заключение, ...

Когда основная часть написана, вам остается только написать заключительную часть (closing). Она в некоторой мере зависит от основной части и от цели вашего письма. В ней обычно еще раз благодарят за информацию, приглашение, помощь:

Thank you again for the invitation, I am pleased to be invited to the ceremony. – Спасибо еще раз за приглашение, я рад, что вы пригласили меня не церемонию.
I appreciate your help. – Я ценю вашу помощь.
I am grateful for your assistance in the project. – Я благодарен за вашу помощь в проекте.

Можно высказать желание и готовность предоставить дополнительную информацию, помочь, проконсультировать:

Please, contact me if you need further information. – Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вы нуждаетесь в дальнейшей информации.
Feel free to contact me if you need my help. – Не стесняйтесь связываться со мной, если вам нужна помощь.
You can count on me when you need a consultation. – Вы можете рассчитывать на меня, если вам нужна консультация.

Часто ссылаются на будущий контакт и высказывают пожелания по поводу скорейшего ответа:

I am looking forward to your reply. – Я буду ждать вашего ответа.
Please deal with this issue urgently. I expect information from you tomorrow. – Пожалуйста, срочно разберитесь с этим вопросом. Я ожидаю информации от вас завтра.

Если вы высылаете что-либо во вложении, то добавьте пару слов об этом:

See files attached to this message. – Посмотрите файлы во вложении.
I attach the copy of the contract for your consideration. – Я прикрепляю копию контракта для вашего рассмотрения
You can find the pictures in the attached files. – Вы найдете фотографии во вложении.

Наконец, высказывают определенные надежды (на сотрудничество, на взаимопомощь, на полезность предоставленной информации).
I hope the information was helpful for you. – Я надеюсь, что информация вам пригодилась.
I hope our response has answered your enquiry. – Я надеюсь, что наш ответ прояснил ваш вопрос.

И последняя часть вашего письма – заключительная фраза. Как уже упоминалось ранее, её выбор может зависеть от приветственной фразы. Если ваше письмо очень официальное, то когда вы обращаетесь по имени, то пишите Yours sincerely, а в случае, если вы не знаете имени адресата, тогда – Yours faithfully.

Но существует еще ряд фраз, среднего уровня формальности, которыми заканчивают деловые письма:

Best wishes,
Best regards,
Kind regards,
Sinserely,
Many thanks,
All the best.

После заключительной фразы ставится запятая, и имя автора письма указывается на следующей строке.

Иногда (особенно на этапе установления контакта) ниже указывают должность и место работы, а также контактные данные (почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты):

Best regards,
Maria Ray
Administrative Officer
UNFT
tel.+112233445566
maria.ray@unft.org. ua

Следите за нашими обновлениями, присоединяйтесь к нам Вконтакте и Facebook! Если вам требуется квалифицированная помощь в изучении бизнес-английского, наши опытные преподаватели готовы разработать для вас индивидуальный курс обучения и совсем скоро вы увидите результат! Оставляйте заявки на бесплатное вводное занятиеи начинайте интенсивно изучать английский по скайпу прямо сейчас!